Digitales Dokumentenmanagement, kurz DMS, ist ein Thema, dessen Bedeutung sich nicht auf den ersten Blick erschließt. In Wirklichkeit steckt hier jedoch eine Angeleinheit dahinter, die sich massiv darauf auswirkt, ob die Geschäftsprozesse schlank bleiben. Unternehmen und Behörden ersticken im Papierkram. Riesige Berge mit Informationen werden gehortet. Es werden irrsinnige Kapazitäten dafür ausgegeben, um alles Wichtige zu erfassen und auffindbar zu machen. Je schneller diese Workflows funktionieren, umso geringer wird dauerhaft der Fixkostenblock einer Organisation sein. Umso besser wird die Wettbewerbsfähigkeit sich entwickeln.
Aus diesem Grund haben wir heute ein Buch zum DMS ausgesucht, welches sich genau mit diesen Fragen befasst. Es liefert optimale Lösungsansätze dafür, wie sich Dokumentenmanagement elektronisch optimal gestalten lässt. Besagtes Buch trägt den Titel: „Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument“
Daten zum Buch:
Autoren:Jürgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans Strack-Zimmermann
Herausgeber : Springer; 3., überarb. u. erw. Aufl. Edition (7. August 2002)
Sprache: : Deutsch
Gebundene Ausgabe : 761 Seiten
ISBN-10 : 3540435778
ISBN-13 : 978-3540435778
Zum Buch-Inhalt von „Dokumentenmanagement“
Anhand von einigen Beispielen möchten wir Ihnen zeigen, womit sich DMS beschäftigt und warum es die Kosten im Unternehmen massiv beeinflusst. Dann werden Sie erkennen, warum dieses Buch einen so wichtigen Beitrag für die Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Organisation leisten kann. Digitalisierung ist auf jeden Fall der Schlüssel für die Zukunft. Bleibt nur die große Frage wie man am besten vorgeht.
Stellen Sie sich vor, es kommt ein wichtiges Dokument vom Kunden per Einschreiben in ein Unternehmen. Es enthält wichtige Informationen über ein Projekt – sowohl wirtschaftlicher als auch technologischer Natur. Wie verteilt man es so, dass die richtigen Leute es schnellstmöglich erhalten?
Üblicherweise ist es so, dass jemand einen Scan anfertigt, damit es in elektronischer Form vorliegt. Anschließend wird es per Mail an alle weitergeleitet oder auf dem Laufwerk der betreffenden Personen abgelegt. Problem ist nur: Auf das Laufwerk haben auch andere Zugriff. Zudem ist es so, dass zu dieser Angelegenheit noch viele weitere Korrespondenzen eintreffen werden. Wie lassen sich die zusammengehörigen Sachen später verbinden?
In diesem Fall beschränkt sich das digitale Archiv bisher darauf, dass die Mitarbeiter es in ihren Mails haben oder im Laufwerk. Sagen wir es sind 6 MB, einhundert Leute haben es dauerhaft in ihren Mails – da geht viel Speicher verloren. Ein echtes DMS ist das nicht. Hier der Unterschied zu dem, was eine gute Software im Bereich Dokumentenmanagement für Sie tun könnte. Eine DMS-Software würde das digital vorliegende File erweitern können. Zuerst würde man das PDF in die Datenbank einfügen, so dass es lediglich einmal gespeichert wird. Anschließend könnte dort hinterlegt werden, wer darauf zugreifen darf und wer nicht. Des Weiteren lassen sich Suchbegriffe und Markierungen als Attribute zufügen, die auf den Inhalt hinweisen. Zum Beispiel: „Baustelle Shanghai“. Alle weiteren digitalen Akten zum Thema werden mit der gleichen Markierung versehen. Sucht jemand ein paar Jahre später Akten zum Thema, dann reicht es die Datenbank zu durchforsten nach dem einen Suchbegriff.
Fazit: Ein paar Klicks und jede wichtige Information kann leicht gespeichert werden, ohne Redundanzen. Zudem lassen sich alte Daten ganz einfach wieder ausfindig machen.
Digitales Dokumentenmanagement bietet also deutlich mehr als nur eine einfache Ablage von Files. DMS bedeutet, dass wichtige Dokumente in Ihrem Unternehmen über eine Datenbank schnell zugänglich gemacht werden. Zudem lassen sich Files mit Schlüssel-Begriffen versehen, so dass alles Wichtige noch Jahre später jederzeit zugänglich ist. Automatisierte DMS-Systeme helfen dabei ungemein ein echtes, papierloses Büro zu etablieren.
Es ist das große Verdienst dieses Buches, dass es Ihnen eine neue Welt eröffnen kann. Eine Welt, in der Verwaltung und Papierkram in eine solide Ordnung gebracht wird. Schlanke Prozesse und effiziente Kostenstrukturen warten auf Sie.