Events erfolgreich planen – Das Buch von René Merten

Manche Menschen scheitern bei ihren Vorhaben im Leben nicht an ihrer Cleverness, sondern eher an der Planung und Organisation. Sie vergessen deswegen die Hälfte der Sachen beim Einkaufen, straucheln von einer Prüfung zur nächsten, weil sie nicht richtig vorbereitet sind oder liefern im beruflichen Meeting nicht ihr volles Potenzial ab. Im Grunde ist das bei so einigen der Normalzustand. Sich zu organisieren ist in einem chaotischen Lebensalltag nicht einfach. Mit diesem Wissen im Hintergrund sollten wir nun daran denken, wie schwer es ist eine Veranstaltung zu organisieren. Eine, auf der vielleicht dutzende oder hunderte Gäste anwesend sind. Beides spielt auf dem gleichen Spielfeld. Es geht um die gleiche Kompetenz.

Das Thema Planung von Veranstaltungen betrifft nicht jeden Menschen. Einmal aller paar Jahre eine Hochzeit planen, den runden Geburtstag oder ein Event für die Mitarbeiter – das kommt hin und wieder vor. Aber es gibt auch welche, die müssen damit ihr Geld verdienen. Denn Event Marketing ist für einige Branchen unverzichtbar. Trotz aller Social Media Möglichkeiten, lieben die Kunden immer noch Musik, Lasershows, Action, Feuerwerk und Entertainment jeglicher Art. Warum? Emotionen ist das Zauberwort. Positive Emotionen.

Wie auch immer es ist – ob häufig oder selten im Leben. Wer eine Veranstaltung plant, der möchte, dass sie gut gelingt und erfolgreich wird. Und dafür erfordert es systematisch vorzugehen und gründlich zu arbeiten. Die Prinzipien bei diesem Thema sind immer gleich: systematisch arbeiten, gründlich sein und die Zeitachse im Blick haben. Und wenn es nicht um Events geht, dann geht es um strukturiertes Arbeiten und Organisation.

Das klingt natürlich alles einfach gesagt – wenn man ein Profi ist. Doch für alle, die noch am Anfang stehen oder nicht allzu oft mit der Planung von Events betraut werden, für die ist es eine Herausforderung. Das Gute ist, es gibt in diesem Bereich einige wirklich hervorragende Bücher, die helfen werden. Sie sind von Profis geschrieben. Von Leuten, die als Veranstalter von riesigen Events erfolgreich aufgetreten sind. Von Leuten, die im Eventmarketing angesehene Fachleute sind. Ein solches Buch stellen wir heute vor: „Mein Projekt: Events erfolgreich planen (Auf zu neuen Ufern)“ von René Merten. Empfhohlen haben es uns die Experten für die Eventlocation Hannover. Sie sind es gewohnt außergewöhnliche Veranstaltungen zu organisieren für ihre Kunden.

Daten zum Buch:
Autor: René Merten
Herausgeber: ‎ Facultas / Maudrich; 1. Edition (1. Mai 2021)
Taschenbuch: ‎ 128 Seiten
ISBN-10: ‎ 3990021052
ISBN-13: ‎ 978-3990021057

Zum Buch-Inhalt von „Events erfolgreich planen“

Autor René Merten ist auf dem Büchermarkt eine bekannt Größe. Er hat eine ganze Reihe von Werken verfasst, sie alle laufen erfolgreich. Ihnen ist gemeinsam, dass sie den Lesern dabei helfen beruflich besser voran zu kommen. In seinem Portfolio finden sich Ratgeber für Bewerbungen, lebenslanges Lernen, Körpergefühl verbessern und noch einige mehr. Und dann noch das vorliegende Buch, ein Ratgeber für die Organisation von Events.

Man merkt Merten an, dass sein Wissen unglaublich fundiert ist. Der Autor hat mehrere Studienabschlüsse. Einen in Rechtswissenschaften und die anderen in Sachen Marketing und Bildungswissenschaften. Er kennt sich aus mit der Organisation von Veranstaltungen, bei denen zum Teil riesige Scharen an Besuchern anwesend sind.

Ein Blick auf das Inhaltsverzeichnis gibt schon einen Überblick darüber, wie strategisch er denkt. Bevor nämlich operativ irgend etwas gemacht wird, ist es wichtig sich darüber im Klaren zu sein, wofür man diese Veranstaltung in die Wege leitet. Bei einer Hochzeit oder einem Geburtstag ist das eine Sache. Aber bei einem Event mit wirtschaftlichen Interesse sollte es ein Ziel geben, an dem sich alle Aktivitäten dann ausrichten. Geht es zum Beispiel darum etwas zu verkaufen? Oder darum Aufmerksamkeit für ein Thema zu erzeugen? Oder vielleicht sogar darum mit der Veranstaltung an sich Geld zu verdienen, durch Eintrittskarten und Sponsoren usw. Solche Fragen sind wichtig, denn Input und Output müssen in einem sinnvollen Verhältnis stehen. Wenn solche Vorgaben klar sind, dann geht es erst mit der richtigen Arbeit los.

Aus diesem Grund beginnt er erst im zweiten und dritten Teil mit den operativen Aufgaben. Eine davon ist es zum Beispiel die richtige Location für die Veranstaltung zu finden. Dies geschieht immer in Ausrichtung am Budget, welches für dieses Ereignis vorgegeben wurde. In erster Linie gibt es dafür meist ein Limit beim Geld. Dann zeigt sich, welche Räumlichkeiten dafür verfügbar sind und dieser Umstand bestimmt, wie viele Teilnehmer dabei sein dürfen. Manchmal sattelt man das Pferd aus der anderen Richtung auf. Nämlich indem die Gäste vorgegeben sind und dann heißt es den Raum finden. Wichtig ist auf jeden Fall, dass Ort und Publikum zueinander passen müssen. Eine Hochzeit im Veranstaltungsraum des Schwimmbads möchte zum Beispiel niemand. Ein PR Event für eine neue Technik Marke lieber im Stadion abhalten als auf einem barocken Schloss usw.

Zum organisatorischen Ablauf finden sich ebenfalls sehr ausführliche Anteile in dem Buch. Wie Sie als Leser erkennen werden, wird viel mit Checklisten und standardisierten Plänen gearbeitet, die der Autor zur Verfügung stellt. So vergisst man als Organisator beim Planen kein einziges, wichtiges Detail – wegen dem einem dann alles auf die Füße fällt.

Viel Bedeutung wird dem Thema zeitliche Abhängigkeiten gewidmet. In diesem Job darf nicht linear gedacht werden, sondern zeitlich simultan. Es gibt Arbeiten, die werden parallel zueinander ablaufen. Sie müssen zeitlich gesehen zu einer bestimmten Zeit erledigt sein, damit danach weitere Arbeitsschritte erfolgen können. Daher wird empfohlen zum Teil mit Software Tools zu arbeiten, die extra für das Management von Projekten entwickelt wurden. Notfalls mit MS Excel – auch das ist sehr hilfreich bei der zeitlichen Überwachung von Veranstaltungen aller Art.

Je nach Zweck der Angelegenheit, gibt es auch einige Empfehlungen für die Vermarktung. Hierbei werden klassische Annoncen in passenden Zeitungen und Zeitschriften erörtert. Vor allem sind es heute aber die sozialen Medien und das Internet, in dem Sie die besten Chancen haben, um schnell genügend Aufmerksamkeit bei Ihrer Zielgruppe zu erhalten.

Als letztes wendet er sich noch dem Controlling zu. Bei privaten Veranstaltungen natürlich nicht sonderlich wichtig. Doch für all jene, die eine Veranstaltung planen, die dem Marketing dienen soll, auf jeden Fall unerlässlich. Zum einen ist das Controlling deshalb von Bedeutung, weil das Budget permanent überwacht wird. Alle aufgelaufenen Kosten im Auge haben und die noch ausstehenden Zahlungen dürfen am Ende nicht die Vorgaben überschreiten. Eine Art permanent aktualisierter Forecast ist dafür die ideale Lösung. Der andere Grund ist die Auswertung über die Zielerreichung. Ziele könnten in diesem Bereich folgende sein:

• Anmeldungen für Seminare
• Registrierungen mit den persönlichen Daten
• Erzielte Verkäufe
• Steigerung des Bekanntheitsgrades um X%

usw.

Dabei zeigt sich, wie die Relation zwischen Investment und Ergebnis gewesen ist. All diese Dinge sind wichtig, um im Bereich Eventmarketing erfolgreich zu sein.

Viele Regeln gelten übrigens auch für digitale Events. Sie sind aktuell vermehrt am Markt vorzufinden. Durch Corona mussten zahlreiche Aktivitäten ins Netz verlagert werden. Hier entfällt die Suche nach der Location. Dafür muss aber die richtige Plattform gefunden werden. Zudem ist die Konkurrenzsituation andres. Eine Messehalle konnte nicht jeder Mieten, um das Publikum zu beeindrucken. Im Web dagegen kann jeder ein Star sein. Aber dieses Thema gehört wohl in das nächste Buch von Herrn Merten.